エクセルのピボットテーブルの作り方｜初心者でも5分でできる集計手順を図解で解説

「支店ごと・商品ごとの売上をまとめたい」。関数を組み合わせなくても、ピボットテーブルを使えば、ドラッグ操作だけで集計表が作れます。

この記事では、初めてでも迷わないように、ピボットテーブルの作り方を順番に説明します。元のデータの準備でつまずきやすい点も、あわせて紹介します。

ピボットテーブルを作る前に｜元の表を確認する

ピボットテーブルは、元の表の形が整っていないと、うまく作れません。次の点を確認します。

手順1｜元の表の中のセルを1つ選ぶ

手順2｜「挿入」タブの「ピボットテーブル」をクリックする

手順3｜範囲が自動で選ばれていることを確認し、「新規ワークシート」を選んで「OK」をクリックする

手順4｜画面右の「ピボットテーブルのフィールド」から、項目を下の4つの枠にドラッグして配置する

値の項目をクリックし、「値フィールドの設定」を選びます。「合計」「個数」「平均」などから選んで「OK」をクリックします。

ピボットテーブルは、元データを変更しても自動では更新されません。ピボットテーブルの中を右クリックし、「更新」を選びます。または、「ピボットテーブル分析」タブの「更新」をクリックします。

ピボットテーブルは、作って終わりではなく、あとから見せ方を変えていける点が強みです。基本を覚えたら、次の機能に挑戦してみましょう。

日付の列を行に置くと、1日ごとに集計されて、行数が多くなりがちです。日付のセルを右クリックして「グループ化」を選び、「月」や「年」を選ぶと、月別・年別の集計にまとめられます。

「ピボットテーブル分析」タブの「スライサーの挿入」を使うと、項目名がボタンとして表示されます。ボタンをクリックするだけで、担当者や商品を切り替えて集計できます。会議や共有の場でも、操作が分かりやすくなります。

値のフィールドを右クリックして「値の表示形式」を選ぶと、合計そのものではなく、「総計に対する比率」や「前の月との差」などで表示できます。構成比を見たいときに便利です。

ピボットテーブルを選んだ状態で「ピボットグラフ」を挿入すると、集計結果をグラフにできます。テーブルの条件を変えると、グラフも連動して変わります。

慣れないうちは、1つの項目を動かしてみるだけでも、結果がどう変わるかが見えてきます。

作ったピボットテーブルは、見た目を整えると、資料としても使いやすくなります。

見た目を整えるときは、ピボットテーブルの中のセルを直接書き換えず、フィールドの設定やオプションから変更するのが基本です。直接書き換えると、更新したときに元に戻ってしまうことがあります。

元の表に行が増えたあとの更新も、忘れずに行いましょう。ピボットテーブル内のセルを右クリックして「更新」を選ぶと、最新のデータが反映されます。

関数を覚える前に、まずピボットテーブルで集計の全体像をつかむと、データの見方が広がります。