セルをクリックすると選択肢が出て、選ぶだけで入力できる「プルダウンリスト」。入力ミスを防ぎ、表記をそろえられるので、名簿や管理表で広く使われています。
この記事では、プルダウンの作り方を2通り紹介し、選択肢を増やしても自動で反映する方法まで説明します。
選択肢を直接入力して作る方法
選択肢が少なく、あまり変わらない場合は、入力規則の画面に直接入力するのが手軽です。
手順1｜プルダウンを設定したいセル（または範囲）を選ぶ
手順2｜「データ」タブの「データの入力規則」をクリックする
手順3｜「入力値の種類」を「リスト」にする
手順4｜「元の値」に、選択肢を半角のカンマで区切って入力する（例：未着手,対応中,完了）
手順5｜「OK」をクリックする
「ドロップダウンリストから選択する」のチェックが外れていると、▼が表示されません。チェックが入っていることを確認します。
別のセルの一覧を参照して作る方法
選択肢が多いときや、あとで変更したいときは、別のセルに選択肢を入力しておき、その範囲を指定します。
手順1｜空いているセルに、選択肢を縦に入力する（例：F2:F4）
手順2｜プルダウンを設定したいセルを選び、「データの入力規則」を開く
手順3｜「入力値の種類」を「リスト」にして、「元の値」の欄をクリックする
手順4｜選択肢のセル範囲（F2:F4）をドラッグして選ぶ
手順5｜「OK」をクリックする
選択肢のセルの内容を書き換えれば、プルダウンの内容も自動で変わります。
選択肢を増やしても自動で反映させる
選択肢のセルを増やしても、「元の値」の範囲を広げないと、プルダウンには出てきません。選択肢の一覧を「テーブル」にしておくと、追加したときに自動で範囲が広がります。
手順1｜選択肢の一覧（見出しを含む）を選び、Ctrl+T で「テーブル」にする
手順2｜テーブルの選択肢部分（見出しを除く）を選び、名前ボックスで名前（例：状態一覧）をつける
手順3｜入力規則の「元の値」に「=INDIRECT(“状態一覧”)」と入力する
=INDIRECT("状態一覧")この設定にしておけば、テーブルの最下行に新しい選択肢を入力するだけで、プルダウンにも追加されます。
うまくいかないときの確認ポイント
- カンマが全角になっている：半角のカンマ（,）で区切ります
- ▼が表示されない：「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れます
- 他のシートのセルを参照できない：名前を定義して、その名前を指定します
- 入力規則を超えた値が貼り付けられる：貼り付けは入力規則を無視します。直接入力で使うルールにします
まとめ
- 「データ」タブの「データの入力規則」で、リストを選ぶとプルダウンになる
- 選択肢が少ないときは、元の値に半角カンマで区切って入力する
- 選択肢が多いときや変わるときは、別のセルの範囲を指定する
- 選択肢が増える場合は、テーブルと名前を使うと自動で反映される
- カンマは半角にする
表記ゆれが減るので、あとで集計するときにも役立ちます。
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