【図解あり】初心者でも今日から使える!Excelの基本的な使い方をやさしく解説

図解あり エクセルの基本の使い方の説明 初心者

「エクセルって難しそう…」「関数って何?」
そんなふうに感じていませんか?

この記事では、新米の先生や事務担当の方、エクセルに苦手意識がある方でも、実際に操作しながら身につけられる基本スキルを丁寧に解説します。

今回は、学校の先生が使う、生徒の成績管理表を例に、基本的なエクセルの使い方、成績表に使う関数について解説していきます。

学校や職場で突然「エクセル使えますか?」と聞かれても、今日から堂々と「はい」と答えられるようになりますよ!


1. Excelを起動したら最初に覚えたい3つの基本操作

まずは、Excelを開いたらすぐに使える基本の3ステップから始めましょう。

■ セルに文字や数字を入力する

Excelのマス目1つ1つを「セル」と呼びます。クリックして直接入力するだけでOK!

実践してみよう!

  • A1セルに「名前」、B1セルに「点数」と入力
  • A2セル以降にあなたの好きな名前、B列に数値を入れてみてください
セルと、セルへの文字入力の説明

■ セルの幅や高さを調整する

文字が途中で切れてしまうときは、列の境界線をダブルクリックすると自動調整されます。

セルの幅や高さの調整の説明

■ 入力済みのセルをコピー・貼り付け

Ctrl+Cでコピー、Ctrl+Vで貼り付け。よく使う操作なので、ぜひ覚えておきましょう。


2. はじめての関数|合計・平均を一瞬で出す方法

「関数」と聞くと難しそうに感じますが、日常的な集計こそ関数の出番です。

まず最初は関数の打ち込みなしの簡単操作で合計・平均を出す方法をご紹介します。

■ 合計を出す「SUM」関数

たとえばB2〜B8の合計を求める場合、

①合計値を入力したいセルを選択(今回はB9セルを選択しています)

②「ホーム」タブの右側、「編集」の中の「Σ」マーク横の「▽」をクリック

③「合計」を選択

④Enterキーを押す

たったこれだけで全員の合計点を一瞬で出すことができます。

一瞬で合計を出す方法の説明

■ 平均を出す「AVERAGE」関数

たとえば先ほど合計を求めたセルの下に平均を出す場合、

①平均値を入力したいセルを選択(今回はB10セルを選択しています)

②「ホーム」タブの右側、「編集」の中の「Σ」マーク横の「▽」をクリック

③「平均」を選択

※今回は平均を出すための数字の範囲がズレているので注意

④平均を出したい範囲をドラッグして選択した上で、Enterキーを押す

たったこれだけで全員の平均点を一瞬で出すことができます。

一瞬で平均を出す方法の説明

■ 小数点以下の桁数を変更する

平均点は出たけど、小数点以下が長すぎる…

そんな時は表示する桁数を簡単に変更できます。

①桁数を変更したいセルを選択

②「ホーム」タブの中央、「数値」の中の小数点と矢印の入ったマークを複数回クリック

③小数点以下の桁数を増やしたり、減らしたりできます

小数点以下の桁数の変更方法の説明

■ 手入力で合計や平均を出す方法「SUM」関数、「AVERAGE」関数

先ほど合計を出したセルを選択してみます。
すると、数式バー(fxの隣)にこのように入力されています。

=SUM(B2:B6)

これは、SUM関数と言って、合計を出す関数です。
=SUM(   )は、「カッコの中の合計を出す」という意味。
そして、カッコの中のB2:B6は「B2セルからB6セルまで」という意味です。

合計を出したい時は、合計値を入れたいセルを選択して、直接「=SUM(選択範囲)」を入力することでも、出すことができます。

次に、先ほど平均を出したセルを選択してみます。
すると、数式バー(fxの隣)にこのように入力されています。

=AVERAGE(B2:B6)

これは、AVERAGE関数と言って、平均を出す関数です。
=AVERAGE(   )は、「カッコの中の平均を出す」という意味。
そして、カッコの中のB2:B6は「B2セルからB6セルまで」という意味です。

平均を出したい時は、平均値を入れたいセルを選択して、直接「=AVERAGE(選択範囲)」を入力することでも、出すことができます。

手入力で合計や平均を出す方法の説明

テストの合計点、平均点などは、日々の業務でよく使うので、さっと手入力できるようになっていると時短になります。


3. 初心者が覚えておきたいおすすめ関数5選

以下の関数は「これだけ知っていればOK」と言える超基本。
1日1つずつ覚えて、1週間でマスターしてみましょう。

関数名できること
SUM合計=SUM(B2:B6)
AVERAGE平均=AVERAGE(B2:B6)
COUNT件数のカウント=COUNT(B2:B6)
IF条件によって表示を変える=IF(B2>=80,”合格”,”不合格”)
COUNTIF条件に合った件数を数える=COUNTIF(B2:B6,”>=80″)

4. グラフ作成|数字を「見える化」しよう

数値だけでは伝わりづらい情報も、グラフにすると一目瞭然です。

■ グラフの作り方(例:棒グラフ)

  1. A1〜B8のデータを選択
  2. 「挿入」タブを選択
  3. 「棒グラフ」をクリック→目的に合ったグラフを選択
  4. 自動でグラフが表示されます
グラフを作る方法の説明

生徒の点数一覧や売上データを視覚的に伝えたいときに大活躍します。


5. データを絞り込む|フィルターと並べ替えを使いこなす

データが多くなってきたら、フィルター機能で効率よく表示するのがおすすめです。

■ フィルター機能の使い方

  1. 表全体を選択
  2. 「データ」タブ を選択
  3. 「フィルター」をクリック
  4. 各列に▼が出現し、絞り込みが可能に!
フィルター機能の説明

点数の高い順に並べたいときは▼をクリックし、上部の並べ替え(昇順・降順)をクリック。
特定の点数や人だけ表示したい時は、非表示したい点数や人の✓をはずす。

たったこれだけでデータを見やすく整理できます。



6. よくある質問(初心者さん向けQ&A)

Q. エクセルでエラーが出たときは?
→「#DIV/0!」などのエラーは、割る数が0になっているなどの理由。焦らず数式を見直しましょう。

Q. 見た目を整えたいけど難しい?
→「ホーム」タブから文字サイズやセルの色を変更できます。まずは試してみるのが一番です!


7. 今日から使える!練習用データをダウンロードしよう

記事を読んだだけでは忘れてしまいがち。
【練習用Excelファイル】をダウンロードして、実際に手を動かしながら覚えていきましょう!

👉 練習ファイル


まとめ|Excelは「できること」より「使うこと」が大事

エクセルの使い方は「知っている」だけでなく「実際にやってみる」ことで初めて身につきます。

たった10分でもいいので、実際にエクセルを開いて、この記事の内容を試してみてください。

1つできると、次もできる。
小さな成功体験を積み重ねて、あなたもExcelマスターへの一歩を踏み出しましょう!

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